Sözlü iletişim Nedir?

Doğduğumuz andan itibaren duygularımızı ve ihtiyaçlarımızı diğer insanlara iletmek için bir tür iletişim kullanırız. İletişim, genel olarak bir bilgiyi bir yerden veya kişiden diğerine aktarma eylemlerimize denir. Kişilerarası etkileşimin temel parçası olan bu eylem, aktarım şekillerine göre ise çeşitli türlere ayrılır. Bunlar içerisinde sözlü iletişim nedir bakıldığında şöyle yanıtlamak mümkün: Sözlü iletişim; düşünceleri, fikirleri ve duyguları iletmek için kelimelerin konuşarak kullanılmasıdır. Mesajımızı, bilgimizi, fikir veya ihtiyaçlarımızı karşı tarafa aktarmak için konuşmaya başvurduğumuzda sözlü iletişime geçmiş oluruz.

Genellikle iyi sözlü iletişim becerisine sahip bir kişi etkili ve verimli bir şekilde iletişim kurar. Örneğin; ekip arkadaşına zor bir kavramı açıklayabilen veya bir projenin detaylarını açıklayabilen bir kişi, büyük ihtimalle sözlü iletişim becerilerini kullanır. Benzer şekilde; profesyonel konuşmacılar, öğretmenler, çağrı merkezi personeli, sunucular, spikerler ve daha pek çok meslekten uzmanlar için de sözlü iletişim becerileri olmazsa olmazdır. Sözlü iletişim ne demek öğrendiğimize göre sıra, bu alanın bileşenleri ve özelliklerinde.

Sözlü İletişim Özellikleri Nelerdir?

Etkileşimlerde ortak anlam yaratmak için sözlü iletişimin nasıl kullanıldığını da bilmek gerekir. Bunun için ise bakılacak ilk noktalardan biri sözlü iletişim özellikleri. Bu açıdan açıklık (netlik), ses tonu, vurgu, beden dili ve aktif dinleme sözlü iletişim içerisinde önemli rol oynar. Örnekse açıklık, anlatılanların dinleyici tarafından kolayca anlaşılabilmesi için çok önemlidir. Bu ise yalın bir dil kullanarak, jargon kullanmaktan kaçınarak ve mesajın dinleyici için alakalı olduğundan emin olarak elde edilebilir.

Ses tonu ve vurgulama ise etkili sözlü iletişimin bir diğer önemli unsurudur. Mesajın iletilme biçimini ifade eder. Bu iki öge, duruma uygun olmalıdır. Ayrıca konuşmacının dinleyiciye ve mesaja yönelik duygularını, tutumlarını iyi bir şekilde iletmelidir. İş görüşmesi, mülakat ya da özel hayat gibi farklı ortamlara göre ses tonu ile vurgulamalara özen gösterilmesi şarttır. Özellikle bir şeyin “nasıl” söylendiğinin son derece önemli olduğunu düşünülürse ton ve vurgunun işlevi de bir kez daha ortaya çıkar.

Sözlü iletişimin özellikleri ve bileşenleri arasında beden diline de ayrı bir parantez açmak gerek. Beden dili; yüz ifadeleri, jestler ve vücut duruşlarını içerir. Bunlar sözlü iletişim içerisinde sözlü olmayan ipuçlarına benzer. Bu ipuçları, konuşmacının duyguları ve tutumları hakkında birçok fikir verebilir. Ek olarak sözlü mesajı daha etkili bir şekle sokmaya da yardım eder.

 Son olarak tabii ki konuşmacının karşısında etkin dinleme eylemi gerçekleştiren birinin/birilerinin olması elzem. Etkin dinleme, etkili sözel iletişimin son temel unsurudur. Bu, konuşmacıya tüm dikkatinizi vermenizi ve söyledikleriyle ilgilendiğinizi göstermeyi içerir. Etkin dinleme; konu hakkında sorular sormayı veya mesaja uygun şekilde yanıt vermeyi de kapsar.

Sözlü İletişim Çeşitleri Nelerdir?

Sözlü iletişim çeşitleri; sunumlardan yüz yüze konuşmalara, seminerlerden telefon görüşmelerine kadar geniş bir alana yayılır. Günün sonunda tamamı konuşma eylemi içeriyor olsa da bağlam ve ortam açısından değişiklik gösterir. Buna ek olarak sözlü iletişim çeşitleri sıklıkla şu 4 alt başlığa da ayrılır: 

• Kendi kendine iletişim: Bu iletişim biçimi son derece özeldir ve tamamen bizimle sınırlıdır. Kendimizle yaptığımız sessiz konuşmaları içerir. Düşüncelerimiz ve duygularımız içerisinde gönderici ve alıcı konumunda biz oluruz. Kendi kendine konuşma, hayal etme, görselleştirme veya hatırlamayı içerebilir.
• Kişilerarası iletişim: Bu iletişim şekli iki kişi arasında gerçekleşir ve dolayısıyla birebir görüşmedir. Burada ilgili iki kişi, daha net bir şekilde iletişim kurmak için gönderen ve alıcı rollerini sık sık değiştirir. Bir başka deyişle; anlatıcı ile dinleyici belirli zaman dilimlerinde yer değiştirir.
• Küçük ölçekli grup iletişimi: Küçük grup iletişimi iki kişiden fazla bireyi içerir. Bununla beraber katılımcı sayısı da çok fazla değildir. Katılımcı sayısı her bir kişinin diğerleriyle etkileşime girmesine veya sohbet etmesine yetecek kadar az olabilir. Dört-beş kişilik arkadaş grupları veya on kişilik ekipler buna örnektir.
• Kamusal iletişim: Bu iletişim yöntemi genellikle bir kişinin birçok kişiyle, örneğin bir kalabalıkla konuşmasını içerir. Seçim kampanyaları sırasında yapılan kamusal konuşmalar buna iyi bir örnektir. Çoğu durumda, bilgi tek bir yöne gider. Genellikle birçok alıcıya hitap eden veya bilgi ileten bir kişi vardır.

Sözlü İletişimin Önemi

Sözlü iletişim, başkalarıyla etkileşim kurmanın birincil yolu olduğu için önemlidir. Düşüncelerimizi ve duygularımızı ifade etmemizi, bilgi aktarmamızı ve ilişkiler kurmamızı sağlar. Başkalarıyla bağlantı kurmak ve sosyal bağlar oluşturmak için de oldukça güçlü bir araçtır. Etkili sözlü iletişim ve sözel beceriler elbette iş yerlerinde de çok önemlidir. Sözlü beceriler ekipleri bir araya getirmede, çatışmaları çözmede ve ekibinizi motive etmede önemli bir rol oynar. Güçlü sözlü iletişim becerileriniz olduğunda kariyerinizde de daha hızlı ilerleme şansınız artabilir. Bunun dışında sözlü iletişimin birkaç başka önemini şu şekilde de vurgulayabiliriz:

Sözlü İiletişim Araçları Nelerdir?

Sözlü iletişim araçları, genel olarak iletişimi kurmaya yarayan mecralar ve platformlardır. Bunlara; cep telefonu, video konferans, online toplantı platformları, televizyon ve radyo örnek gösterilebilir.

Sözlü İletişimin Avantajları Nelerdir?

Sözlü iletişim avantajları günlük hayattan iş dünyasına kadar pek çok ortamdaki etkileşimlere artı sağlar. Zaman kazandırması, ikna etmeye imkân tanıması, ses tonu ve beden dili ile etkileşime izin vermesi gibi pek çok avantajı vardır. Tüm bunlara göre sözlü iletişim avantajları arasında öne çıkanlardan bazıları şu şekilde:

• Hızlı etkileşim: Sözlü iletişim, anında kendini açıklamaya olanak tanır. Bu, aynı zamanda karşı taraf (dinleyici) için de anında gerçek durumu anlamak anlamına gelebilir. Konuşmacılar mesajlarını anında açıklayabilir ve dinleyiciler de sorular sorabilir.
• Etkili mesaj: Sözlü iletişim sayesinde ses tonunuzu kullanarak bilgileri etkili bir şekilde aktarabilirsiniz. Bu nedenle müşteri hizmetlerinin de ayrılmaz bir parçası sözlü iletişimdir.
• Doğru iletişim şansı: Sözlü iletişim, yanlış iletişim olasılığını azaltır. Günlük hayatta mesajlaşırken ve benzeri şekilde yazışırken bir ses tonundan veya beden dilinden bahsetmek mümkün değil. Bu, yanlış anlamalara yol açan bir eksiklik anlamına gelebilir. Oysa sözlü iletişimde bedeniniz, mesajınızı güçlendirecek bir enstrümana dönüşebilir. Açıklamanın yazılı muadilinden daha hızlı olması nedeniyle yanlış iletişimin önlenmesine yardımcı olur.
• Anında geri bildirim: Konuşmacıya anında yanıt vererek dinleyicinin ne kadar anladığını değerlendirmesine ve mesajını buna göre değiştirmesine olanak tanır.
• Geniş kitlelere hitap edebilme: Sözlü iletişim sayesinde bir televizyon ekranından, kürsüden, radyodan çok daha geniş kitlelere ulaşmak da mümkündür. Ayrıca sözlü İletişim, okuma ve yazma yeteneğinin sınırlarını aşar.

 Sözlü İletişimin Dezavantajları Nelerdir?

• Dokümantasyon eksikliği: Sözlü iletişim, yapısı itibarıyla geçicidir ve bir kayıt cihazı olmadan kaydedilmesi zordur. Bu, anlaşmazlıklara veya belirtilenlerin yanlış yorumlanmasına neden olabilir.
• Yanlış yorumlama: Sözlü olarak iletilen mesajlar algı farklılıkları, kültürel geçmişler veya bireysel önyargılar nedeniyle yanlış yorumlanabilir.
• Sınırlı erişim: Yazılı iletişimle karşılaştırıldığında sözlü iletişimin erişimi daha az olabilir. Uzun süreli iletişimler için pratik olmayabilir.
• Yüksek hata olasılığı: Yazılı iletişimle karşılaştırıldığında sözlü iletişim, konuşmacıya düşünmesi için daha az zaman tanır. Ayrıca detayları kavramak için sürekli dikkatli olmak gerekir ki bu da özellikle yorgun ya da uykuluyken her zaman mümkün olmaz. Bu nedenle daha fazla hataya neden olabilir.
• Dikkat dağılması: Gürültü, kesinti veya dikkat dağıtıcı şeyler gibi çevresel faktörler sözlü iletişimi bozabilir, yanlış anlaşılmalara veya mesajların eksik iletilmesine yol açabilir.

İş Hayatında Sözlü İletişim Nasıl Kullanılır?

Etkili bir iş iletişimi, her başarılı işletmenin olmazsa olmazıdır. İster telefonla ister e-postayla iletişim kuruyor olun; bir işi sorunsuz bir şekilde yürütmek için etkili bir iletişim şarttır. Çünkü doğru iletişim olmadan müşteriler şirket hakkında bilgi sahibi olamaz. Etkili iş iletişimine ilişkin yönergeler oldukça basittir; mesaj mümkün olduğu kadar kısa ve öz ve hızlı bir şekilde sunulmalıdır. Alıcıya iletilen düşüncenin net bir şekilde ifade edilmelidir.

Açıklık ve netlik, çalışma arkadaşları arasında da çok değerli bir beceridir. Amacınızı aktarmanın en etkili yolu, onu açık ve öz bir şekilde ifade etmektir. Karmaşık, dolambaçlı cümleler kullanmaktan kaçının ve argümanınızı doğrudan bir dille ifade etmeye çalışın. Konuşmadan önce kendinize şu soruyu sorun: “Anlatabileceğim en net yol nedir?”

Konuştuğunuz kişilerin yeterliliğini de hesaba katmalısınız. Bir konuya güçlü bir şekilde hâkim olmanız, konuştuğunuz kişilerin de sizinle aynı bilgi ve beceriye sahip olduğu anlamına gelmez. Kişilerin özellikle de sizin kadar teknik bilgiye sahip olmaması durumunda, anlatmaya çalıştığınız şeyi nasıl anlayacaklarını düşünmeye çalışın.

Kendinize güvenerek konuşmanız da mesajınızın alıcıya daha etkili bir şekilde geçmesini sağlayabilir. Kendinizden emin bir şekilde konuşmak, güven oluşturmanıza ve dinleyicilerinizin saygısını kazanmanıza yardımcı olacaktır. Konuya hâkim olmanız, kelime seçiminiz, ses tonunuz, beden diliniz ve dinleyicilerinizle doğrudan göz teması kurma yeteneğiniz, özgüvenle konuşma yeteneğinizi etkileyebilecek çeşitli faktörler vardır.

Son olarak iyi bir sözlü iletişim kurmak, konuşmak kadar dinlemekten geçer. İyi bir konuşmacı olmak kadar iyi bir dinleyici olmak da önemlidir ve sözlü etkileşimlerinizin kalitesini artıracaktır. Dinlemeyi bilmek, konuştuğunuz kişilerin fikirlerine gerçekten önem verdiğinizi gösterir ve onların ihtiyaçlarını anlamanıza yardımcı olur. Bu, güven oluşturmanıza ve çok daha hızlı bir şekilde uyum sağlamanıza yardım edecektir.

Sözlü İletişimde Yapılan Hatalar Nelerdir?

Sözlü iletişim etkileşimlerimizin temel taşıdır, ancak sıklıkla başarımızı engelleyebilecek tuzaklarla doludur. Güçlü iletişim becerilerinin önemine rağmen genellikle çevremizde çok az insan doğuştan yeteneklidir. Çoğu insan, iş yerinde başarılı olmalarını sağlayacak sözlü iletişim becerilerini geliştirmek için eğitime ve zamana ihtiyaç duyar. Bu açıdan sözlü iletişim sık karşılaşılan bazı hataları aşağıdaki maddelerde derledik:

Etkin dinlemede başarısızlık: Dinleme, etkili iletişimin ayrılmaz bir parçasıdır. Ancak birçok lider etkin dinleme konusunda zorluk çeker. Oysa etkin dinleme; uyumu, anlayışı ve sorun çözmeyi geliştirmeye fazlasıyla yardım eder. Liderler, konuşmalarda söz kesmemeyi ve açıklayıcı sorular sormayı hedeflemelidir. Etkin bir şekilde dinleyerek, başkalarının bakış açılarına saygı gösterirsiniz ve daha kapsayıcı bir iletişim ortamı yaratırsınız.

• Çok hızlı konuşmak: Sözlü iletişimde en yaygın hatalardan biri çok hızlı konuşmaktır. Sözlerimizi aceleyle söylediğimizde, dinleyicilerimiz onlara ayak uydurmakta zorlanabilir. Bu da kafa karışıklığına ve yanlış yorumlamaya yol açabilir. Bu alışkanlığın üstesinden gelmek için yavaş ve bilinçli konuşma pratiği yapın. Hedef kitlenizin/karşı tarafın bilgiyi sindirebilmesi için zaman zaman cümleler arasında kısa duraklamalar yapın.
• Sözsüz ipuçlarını göz ardı etmek: İletişim, beden dili ve ses tonu gibi sözsüz ipuçlarını da kapsar. Bu sözsüz ipuçları, mesajın etkisinin önemli bir kısmını bile oluşturabilir. Bu nedenle iletişim kurarken duruşunuza, göz temasınıza ve yüz ifadelerinize dikkat edin. Tonunuzun, amaçladığınız mesajla uyumuna özen gösterin. Etkili liderler, sözsüz ipuçlarının sözel iletişimi nasıl etkilediğini daima bilirler.
• Zorlu konuşmalardan kaçınmak: Liderler ve yöneticiler, bazen çatışma veya rahatsızlıktan korkarak zorlu konuşmalardan kaçınırlar. Ancak bu konuşmalardan kaçınmak çözülmemiş sorunlara yol açabilir. Bu da ekibin ilerlemesini, gerçek bilgileri görmesini engelleyebilir. Bu hatayı düzeltmek için gerektiğinde zorlu konuşmalar yapma cesaretini gösterin. Bunun için empatiyle ve çözümlere odaklanarak yaklaşın. Ekip üyelerinizin duyulduğunu onlara hissettirin.
• Dil bilgisi ve telaffuzun ihmal edilmesi: Zayıf dil bilgisi veya yanlış telaffuzlar güvenilirliğinizi zedeleyebilir. Bu sorunu çözmek için dil bilgisi becerilerinizi geliştirmeye ve doğru telaffuz pratiği yapmaya zaman ayırın. Gerekirse bu konuda uzmanlardan eğitim alın.