Ödüllü Faaliyet Raporları Nasıl Üretilir?

Yıl sonu yaklaşırken veya belirli periyotlarda çoğunuz muhtemelen başarılarınızı, şirketinizin veya departmanınızın başarılarını özetlemeye hazırlanıyorsunuz. Bu süre zarfında hem işletmeniz hem de müşterileriniz için pazarlama, insan kaynakları, satış ve finans gibi alanlarda çok sayıda rapor oluşturulur. İyi hazırlanmış bir faaliyet raporu, yalnızca yöneticilerinizden övgü almanızı sağlamaz. Aynı zamanda size ve kuruluşunuza ulusal veya uluslararası bir ödül kazandırabilir. Peki ödüllü bir faaliyet raporu nasıl hazırlanır?

Yazım ve rapor hazırlama aşamasında belli ödül kriterleri ve standartları var. Örneğin genellikle en iyi faaliyet raporları, hesap verebilirliği gösterir ve okuyucular için ilgi çekici bir anlatı oluşturur. Raporlar öz, düzenli olmalı ve şeffaflığı göstermelidir. Yazılı içeriği geliştiren görseller, grafikler ve tablolar da ekleyin. Bu noktada kuruluşunuzun yaratıcılığını sergilemekten korkmayın. Amaç, yalnızca gerçekleri sunmaktan ziyade aynı zamanda okuyucudan duygusal bir tepki almaktır. İçeriğimizin devamında faaliyet raporlarının içeriği, önemi, nasıl hazırlanacağı gibi konularda değerli bilgiler bulabilirsiniz.

Faaliyet Raporu Nedir ve Neden Önemlidir?

Faaliyet raporları, belirli bir zaman dilimi için tamamlanmış proje etkinliklerini özetleyen şirket içi raporlardır. Bir başka deyişle; belirli bir süre içinde gerçekleştirilen eylemlerin, olayların veya görevlerin ayrıntılı bir hesabını veren kapsamlı bir belgedir. Rapor genellikle başarılar, karşılaşılan zorluklar ve gelecek planları hakkında bilgi sunar. Bu tür raporlar çoğunlukla halka açık şirketler veya kâr amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından kullanılır ve hissedarlara yıl boyunca işletmenin faaliyetlerini, mali sağlığını göstermek için sunulur.

Faaliyet raporlaması birçok nedenden dolayı önemlidir. Örneğin büyüme fırsatlarını anlayabilme, tanıyabilme açısından şirket yöneticilerine değer sağlar. Eğer bugüne kadar neler başardığınıza dönüp bakmazsanız, neyi iyi yaptığınızı ve gelecekte daha iyi sonuçlar elde etmek için neyi değerlendirebileceğinizi anlayamazsınız.

Bir diğer önemi sorunları tespit edip çözmekle alakalıdır. Her şeyi kâğıda (rapora) dökmek, tüm önemli bilgileri görmeyi kolaylaştırır. Finanstan insan kaynağına, sürdürülebilirlikten iş güvenliği uygulamalarına kadar şirketiniz hakkındaki tüm gerçekleri bildiğinizde, bundan sonra ne yapacağınıza dair daha etkili bir karar verebilirsiniz.

Ayrıca faaliyet raporları paydaşlarla paylaşıldığı için mevcut hissedarların yerinde kalmasına katkı sağlayabilir. Hatta bu raporlar sayesinde potansiyel ortaklıkları, yeni paydaşları değerlendirmeniz de mümkün.

Ödüllü Raporların Kurumsal İletişimdeki Rolü

Ödüllü faaliyet raporlarının kurumsal dünyada sağlayacağı birçok avantaj var. Birincisi bir şirketin, faaliyet raporları ile ödül alması güvenilirliği önemli ölçüde artırır. Bu, potansiyel müşterilerinizin şirketinizin geçmişini derinlemesine araştırmadan önce bile sizi ciddiye almalarını sağlar.

Ayrıca bildiğiniz gibi kurumsal iletişim, kurumsal itibarı yönetmekle de görevlidir. Bu noktada ödüllü raporların kurumsal iletişim vasıtasıyla paylaşılması, sizi sektörünüzde parlayan bir yıldız konumuna getirebilir.

Bunun dışında birçok alanda olduğu gibi faaliyet raporlarındaki ödüllerin de çokça artısı var. Sektör ödülleri pazarlama planınıza değerli bir katkı sağlayabilir. Ödüllü bir işletmenin aldığı bu ücretsiz tanıtım daha fazla iş ve yeni bağlantılar sağlayabilir. Son olarak böyle güzel bir haber sayesinde çalışanlar da tanınan bir ekibin parçası olmaktan hoşlanır.

Ödüllü Faaliyet Raporlarının Temel Özellikleri

Ödüllü faaliyet raporu özellikleri arasında birçok bileşen yer alıyor. Öne çıkan bazı özellikleri aşağıdaki maddelerde inceleyebilirsiniz:

• Yukarıda bahsettiğimiz gibi en iyi faaliyet raporlarının ortak özelliklerinden biri hesap verebilir olması ve şeffaflığıdır. Raporunuzun yaratıcılığı, görselliği vs. tüm unsurlardan önce bu şeffaflığa özen gösterin.
• Verilerin görselleştirilmesi faaliyet raporlarındaki en önemli özelliklerden biri. Bunlar ayrıntılı verilerin hızlı bir şekilde anlaşılmasını sağladığı gibi raporunuzu yaratıcılık açısından değerli kılar.
• Daha yenilikçi tasarımlara sahip, infografiklerin daha fazla kullanıldığı, gereksiz sözcük ve karmaşanın en aza indirildiği yıllık raporları görmek daima ilgi çekicidir.
• Faaliyet raporlarının ilk bölümü genellikle şirketin yıl boyunca gerçekleştirdiği faaliyetlerin genel bir görünümünü sunar. Ayrıca şirketin mali performansı ve stratejik girişimlerinin analizini içerir.

İkinci bölüm ise işletmenin finansal tablosuna odaklanır. İşletme maliyetlerini, ciroyu, kâr marjını vb. gösteren farklı finansal raporlar ve grafikleri içerir.

Ödüllü Faaliyet Raporu İçeriği Nasıl Oluşturulur?

Etkili faaliyet raporu hazırlama ile ilgili öne çıkan pek çok yöntem ve öneri mevcut. Bunlar arasından seçtiklerimizi aşağıdaki maddelerde keşfedebilirsiniz:

• Başlamadan önce, raporunuz için bir zaman çizelgesi oluşturun. Rapora önemli kilometre taşlarını eklemek için bolca zaman bırakın.
• Raporun uzunluğuna bağlı olarak, bir içerik tablosu eklemeyi düşünebilirsiniz. Bu, okuyucuların belirli bilgileri bulmasını kolaylaştıracaktır.
• Özet bölümü ekleyin. Bu bölüm, raporun ana noktalarının bir özetini içerir ve genellikle birkaç cümleden bir paragrafa kadar uzatılabilir.
• Giriş bölümü ekleyebilir, raporunuzda neleri ele alacağınızı ana hatlarıyla belirtebilirsiniz.
• Ardından sonraki sayfaya yönetim kurulu başkanınızın mesajı ekleyebilirsiniz. Bu kısım, hissedar ve diğer paydaşlara hitaben yönetim kurulu başkanının genel bilgi ve yorumlarını, temennilerini, güncel sektör dinamiklerini anlattığı bir bölüm olabilir.

Ayrıca Türkiye’de “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” var. Buna göre faaliyet raporunuzu hazırlarken şu içeriklere yer vermeniz gerekir:

• Genel bilgiler
• Yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar
• Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları
• Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler
• Finansal durum
• Riskler ve yönetim organının değerlendirmesi
• Diğer hususlar

Ödüllü Faaliyet Raporu Tasarımında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Ödüllü rapor tasarımı da başlı başına bir yaratıcılık sürecidir. Yüksek kaliteli görseller ve zarif tipografiyle bu tarz raporlarda dikkat çeken ögeler. Özellikle mobil cihazlardan okuma kültürünün yayıldığı günümüzde, raporda gezinmeyi kolaylaştırmak gerekiyor. İkna edici yazı tipleri, renkler ve grafiklerle iş raporu tasarımı görsel çekiciliği artırır. İlgi çekici raporlar paydaşların dikkatini çeker, anlaşılırlığı artırır.

Ayrıca iyi tasarlanmış bir faaliyet raporuyla okunabilirlik artar. Net başlıklar, alt başlıklar, madde işaretleri, uygun aralıklar gezinmeyi ve anlamayı geliştirir. Uygun kenar boşlukları, aralıklar ve yazı tipi boyutları okuyucuların göz yorgunluğunu azaltır. Raporun tasarım aşamasında bunlara da dikkat etmek son derece kritik.

Bir diğer önemli husus markalaşmayla ilgilidir. Demek istediğimiz; raporlar logo, renkler ve görsel kimlik aracılığıyla marka imajını sergiler, tanınırlığı artırır. Dolayısıyla etkili rapor tasarımı, aynı zamanda markalaşma çabalarını geliştirir ve tasarımda buna dikkat etmek elzemdir.

Ödüllü Faaliyet Raporu Üretim Süreci Nasıl Yönetilir?

Faaliyet raporu hazırlığı, yoğun ve birçok departmanın iç içe olduğu bir süreç. Dolayısıyla yapılacak en iyi şeylerden biri ekipler arası iletişimi koordine etmek. Örneğin, raporunuzda insan kaynakları bilgisi olacaksa bunun İK departmanın alınması gerekiyor. Kârlılık, finansal durum, tamamlanmış/devam eden projeler gibi birçok bilgiyi de yine ilgili departmanlardan alabilirsiniz. Tüm bu iletişim sürecini etkili bir şekilde yönetmezseniz ortaya bir kaos çıkabilir. Ayrıca ilgili verilerin doğruluğunu, güvenilirliğini de kontrol etmelisiniz.

Bir diğer adım amaç ve kapsamı tanımlamaktır. Raporu yazmaya başlamadan önce, raporun amacını ve kapsamını tanımlamanız gerekir. Raporun yanıtlaması gereken temel hedefler ve sorular nelerdir? Raporun hedef kitlesi ve paydaşları kimlerdir? Beklentileri ve ihtiyaçları nelerdir? Rapor hangi formatta sunulmalıdır? Bu sorular; raporun hedeflerini, kapsamını ve formatını netleştirmenize yardımcı olacaktır.

Doğru verileri aldınız, raporunuzun amaç ve kapsamını kesinleştirdiniz. Sıra bunları kaleme dökmekte. Bu noktada anlatımınızda net olmak, şirket içi veya dışındaki profesyonel metin yazarlarıyla çalışmak değerlidir. Kendinize şunu sorun: Yöneticilerimin bu bilgiyle ne yapması gerekiyor? Yönetim raporunuzu bu soruyla geliştirmek, konuya daha hızlı ulaşmanıza ve bilgileri sıkı tutmanıza yardımcı olacaktır.

Ödül Kazanmış Faaliyet Raporlarından İlham Veren Örnekler

Son olarak ödüllü faaliyet raporu örnekleri için İndeks’in bugüne kadar yaptığı farklı rapor çalışmaları örnek verebiliriz. Elbette zamanla birlikte kurum ihtiyaçları ve paydaş beklentileri değişim gösteriyor. Bugünün ihtiyaçlarına yanıt veren, özgün tasarım ve nitelikli içeriğiyle kolay okunan, hikayesi olan ve yıl boyu bir iletişim unsuru olarak kullanılan faaliyet raporları ödül almayı hak ediyor.