Grup İletişimi Nedir?

Grup iletişimi, özellikle bir iş/amaç doğrultusunda bir araya gelen ekipler için çok önemli bir beceri. Genel olarak iletişim, bir işletmenin düzgün işleyişi için gerekli olan oldukça önemli bir unsur. Bir mesajın etkili bir şekilde alıcı tarafa iletilmesi için grup ve bireylerin psikolojisini, iletişim dinamiklerini, kodlarını ve bunların temelini oluşturan bilimleri anlamak gerekir. Bu bağlamda grup iletişimi nedir sorusuna birkaç şekilde yanıtlamak mümkün: Aslında grup iletişimi, bir grubun birden fazla üyesine mesaj gönderme ve alma eylemidir. Bu iletişimin sağlandığı grupların sayısı ise en az 3’tür. 3 veya daha fazla kişinin sözlü, sözsüz, yazılı olarak bir sohbete girmesi grup iletişimini başlatır. Bir iş ortamında grup iletişimi nedir baktığımızda ise farklı kavramlar da ortaya çıkıyor. Örneğin; fikir ve bilgi paylaşma, bir proje üzerinde iş birliği yapma, sorunları çözme veya bir anlaşma müzakere etme bunlar arasında sayılabilir. Bu ortak hedefler doğrultusunda en az 3 profesyonelden oluşan bir grup arasındaki iletişime grup iletişimi demek mümkün.

Bu bağlamda etkili grup iletişimi, hemen hemen her iş hedefine ulaşmak için olmazsa olmazdır. Burada grubu oluşturan kişilerin sayısı da önemli bir konu. Yukarıda da değindiğimiz üzere en az 3 kişi olduğu zaman grup iletişiminden söz edilebilir. Bunun yanı sıra, temel olarak grup iletişimi 3 ila yaklaşık 20 kişilik bir grup arasındaki sözlü, sözsüz, yazılı etkileşimi ifade eder. 20 veya daha az katılımcıdan oluşan bir grup genellikle küçük grup olarak adlandırılır. Sadece 2 kişiden söz ediyorsak burada grup iletişimi değil, kişiler arası iletişim vardır. Bir iş ortamındaki gruplar, genellikle fikir alışverişinde bulunmak, hedefler belirlemek ve diğer üyeleri motive etmek için bu tür iletişimi kullanır. Grup iletişimi, daha küçük gruplardan tüm departmanlara kadar her boyuttaki grup için faydalı olabilir. Gruplar etkili bir şekilde iletişim kurduğunda, karşılıklı hedeflere ulaşmak konusunda da daha iyi hareket edebilirler. Etkili grup iletişimi, ekip üyelerinin özellikle karmaşık projelerde net ve sorunsuz bir şekilde iş birliği yapmalarını da sağlar. 

Grup İletişiminin Temel Özellikleri Nelerdir?

Grup iletişimini daha iyi anlayabilmek için, grup iletişiminin özellikleri ve bileşenlerine de bakmakta yarar var. Etkili, verimli grup iletişimi kurmak için aşağıdaki temel özellikleri ve bileşenleri keşfedin:

• Katılımcılar: Grup iletişimi, en az 3 kişinin bir araya gelmesi ile başlar. Bu sayı 20’lere kadar çıkabilir. Mesajların göndericileri ve alıcıları bu kişiler arasında yer alır.
• Mesaj: Tüm iletişimlerde bir mesaj/ileti/bilgi vardır ve gönderici taraf, bunu alıcı tarafa aktarır. Yani mesaj, bir grup arasında iletilen bilgi parçasıdır.
• Bağlam: Olayların birbiri ile bağlantısına genel olarak “bağlam” demek mümkün. Bu “bağlamda”, iletişimin gerçekleştiği ve mesajın nasıl yorumlanacağını büyük ölçüde belirleyen dış koşullar ve durumlar vardır. Grup iletişiminde bağlamı oluşturan faktörlerden bazıları; kültür, çevre, zaman ve yerdir.
• İletişim kanalları: Tüm takımın/ekibin grup iletişimini sürdürdüğü kanallar vardır. E-posta, mesajlaşma uygulamaları, Slack, Zoom, WhatsApp grupları buna örnek gösterilebilir.
• Amaç: Grup iletişiminde net bir hedef, amaç vardır. İster yeni projeleri konuşun ister stratejiyi tartışın; herkesin bir amaç etrafında bir araya gelmesi beklenir.
• Şeffaflık: Şeffaflık, bir ekip içinde güven oluşturan önemli faktörlerden biridir. Ekip üyelerinin düşüncelerini, endişelerini ve geri bildirimlerini rahatça paylaşması gerekir. Herkes kendisinin dinlendiğini hissettiğinde bu, ekipteki bağlılık duygusunu da geliştirir.
• Etkin dinleme: Aktif/etkin dinleme yalnızca başkalarının ne söylediğini duymayı değil, aynı zamanda onların bakış açısını anlamayı ve empati göstermeyi de içerir. Ekip üyeleri birbirleriyle aktif olarak etkileşim kurarak birbirleri ile uyum sağlayabilir. Böylelikle yanlış anlaşılmaları da en aza indirmek kolaylaşır.

Grup İletişiminin Avantajları Nelerdir?

Takım çalışması, ortak bir vizyona doğru birlikte çalışma yeteneğidir. Bireysel başarıları ve becerileri, kurumsal hedeflere yönlendirmeyi sağlar. Şimdi grup iletişimi avantajlarına bir göz atalım:

• Takımı oluşturan üyelerin farklı bakış açıları sayesinde çeşitli fikir üretimleri gerçekleşir. Bu da organizasyon/şirket için değerli bir bilgi havuzu oluşturur.
• Grup iletişiminin sayesinde kuruluşlar daha kapsamlı çözümler üretebilir. Ayrıca grup iletişimi, şirket genelinde daha çok kabul gören kararlar almaya da yardımcı olabilir.
• Bir grubun maaş artışı gibi bazı konular hakkında yetkililerle iletişime geçmesi, bireysel olarak iletişime giren bir bireye kıyasla daha olumlu sonuçlar sağlayabilir.
• Bir ekip bir amaç doğrultusunda iş birliği yaptığında, iletişim becerileri önemli oranda gelişebilir.
• Bir grubun üyeleri ortak hedeflere ve çıkarlara sahip olduğunda, kolektif hareket edebilir. Bu, ekip üyeleri arasında gelişmiş iş birliği demektir.
• Bir bireyin aksine, bir grup daha kısa bir sürede ve daha az çabayla daha fazlasını başarabilir. Sonuçlar genellikle daha dikkat çekicidir ve daha kısa sürede elde edilir.

Grup İletişimi İçin En Az Kaç Kişi Olmalı?

Grup iletişime hakkında bilgi almak isteyen geniş bir kesim, işin nicelik tarafını da yakından merak etmekte. Yukarıda grup iletişimi için sayıca kaç kişi olunması gerektiğine değinmiştik. Şimdi bunu biraz daha detaylandıralım. Genellikle grup iletişimi için 3 ila 20 arasında kişi gerekir. Dolayısıyla ortak bir hedef, amaç doğrultusunda bir araya gelen en az 3 kişi varsa, grup iletişiminden söz edebiliriz. Ek olarak 20 veya daha az katılımcıdan oluşan gruplar genellikle küçük gruplardır. Bununla beraber ideal bir küçük grup için belirlenmiş net bir üye sayısı da yoktur. Evet, küçük bir grup için en az üç kişi gerekir. Ancak grup büyüklüğünün üst limiti grubun amacına bağlıdır. Gruplar on beş ila yirmi üyeyi aştığında ise onları artık küçük bir grup olarak düşünmek zorlaşır. Bu arada çok fazla üyenin olduğu küçük gruplar, grup üyelerinin bunalmış veya bağlantısız hissetme olasılığını artırabilir.

Grup İletişimin Dinamikleri Nelerdir?

Genel olarak grup iletişimi, az sayıda insanın bir sohbete katıldığı dinamik bir süreçtir. Grup ne kadar büyükse, daha küçük gruplara bölünme olasılığı da o kadar yüksektir. Gruplar ve genel tercihleri ​​ile hoşlanmadıkları şeyler hakkında daha fazla bilgi edinmek için yaş, eğitim, cinsiyet ve konum gibi faktörleri göz önünde bulundurabilirsiniz. Bunun yanı sıra gruplar, birden fazla kişiyi içerdiği için de farklı sonuçlardan söz edebiliriz. Bu sonuçların avantajlı olup olmadığı, bir grubun üyelerinin beceri düzeyine ve bilgisine bağlıdır. İkinci olarak, bir grubun üyeleri birlikte zamanı paylaşmalıdırlar. Grup ne kadar büyükse, kişi başına düşen ortalama zaman o kadar az olur ve her üyenin tartışmalara katkıda bulunma olasılığı da elbette azalacaktır.

Örneğin, bir gruptaki herkesin aynı anda konuşarak anlaşabilmesi mümkün değildir. Bunun için üyelerin konuşmak için izin alması iletişim daha etkili, verimli hâle getirir. Bu nedenle üyelerin sırayla nasıl konuşacaklarına karar vermeleri gerekir. Bu da elbette iki kişi arasındaki iletişime kıyasla grup iletişimlerini daha resmi kılar. Keyifli bir etkinlik için iş dışında bir araya geldiğiniz ekip arkadaşlarınızla, bu defa daha resmi bir ortamda etkileşimi sürdürmeniz gerekir. Dolayısıyla sosyal hayat ile iş ortamını birbirinden ayırmak en önemli dinamiklerden biri. Gruplardaki iletişim genellikle kişiler arası iletişimlerden daha az samimi olduğu için, üyeler kişisel ayrıntıları paylaşmaya veya tartışmalı görüşler ifade etmeye daha az eğilimlidir.

Son olarak, grup çalışması bireysel veya kişiler arası çabalardan daha fazla zaman alır. Bunun belli nedenleri var. Öncelikle, grup üyeleri genellikle herkesin bilgi ve görüşlerini paylaşmasına izin vermeye çalışır. Bu pek tabii ki hatırı sayılır bir zamanın geçmesi anlamına gelir. Ayrıca bir tartışmaya ne kadar çok kişi dahil olursa, o kadar çok farklı görüşün dikkate alınması gerekebilir. Daha önce belirttiğimiz gibi, gruplar kendilerini hedeflere ulaşmaya ve bir şeyler başarmaya adar. Ancak bu, görev odaklı olmanın yanı sıra üyelerin arasındaki ilişkilere de bağlıdır. Bu iki unsur iç içe geçer.

Grup İletişimi Örnekleri

Grup iletişimi örnekleri ise konuya, platforma (iletişim kanalına), konsepte ve benzeri faktörlere göre değişecektir. Konuyu daha iyi anlamamıza yardımcı olacak bazı örnekleri birlikte mercek altına alalım:

• Yüz yüze toplantılar: Yüz yüze toplantılar, grup iletişiminin en yaygın örnekleri arasında yer alır. Yüz yüze bir ekip toplantısında, bir grup ortak bir hedefe doğru ilerlemeyi ele alır. Ayrıca iyileştirme fırsatlarını belirlemek ve diğer ekip üyelerinin çalışmalarını takdir etmek için de yüz yüze buluşmalar değerlidir. Bu tür bir grup iletişim kanalı, bir lideri olan gruplar için de faydalı olabilir. Bu liderler toplantı için beklentileri belirleyebilir, bir gündem ortaya atabilir ve diğer grup üyelerinden geri bildirim toplayabilir.
• Sanal toplantılar: Sanal toplantılar, günümüz dijital dünyasının vazgeçilmezidir. Tüm iş ekipleri, belirli aralıklarla grup içi iletişimde bunu kullanır. Slack, Meet, Zoom ve Microsoft Teams sanal/dijital ortamdaki grup iletişiminin en yaygın mecralarıdır.
• Konferans görüşmeleri: Bir konferans görüşmesi (görüntülü konuşma), bir ekip toplantısına benzer şekilde işler. Bununla beraber uzaktan çalışanların da tartışmaya katılmalarına olanak tanır. Her grup üyesi, görevi/amacı tartışmak için bir konferans görüşmesine katılır. Bir konferans görüşmesi, ne zaman veya nasıl gerçekleşeceği konusunda herhangi bir karışıklığı önlemek için bir kişinin görüşmeyi ayarlaması durumunda iyi çalışacaktır.
• E-postalar: E-postalar kalıcı bir kayıt sağlar ve eş zamanlı olmayan iletişime de olanak tanır. E-postalar ayrıca, büyük ekiplerle hızlı bir şekilde iletişim kurmanıza da olanak tanır. Bunun yanı sıra tüm iletişimin yazılı bir kaydı vardır, böylece bilgilere tekrar erişmek oldukça kolaydır.