Faaliyet Raporları Nedir? Faaliyet Raporu Ne Demek?

Faaliyet raporları; genel olarak bir kurum ya da şirketin faaliyetlerini, finansal durumunu, hedef ve performansını özetleyen belgelerdir. İlgili şirket ya da kurumlar, belirli bir dönemi kapsayacak şekilde (genellikle 1 yıl) bu raporlarını yayımlarlar. Sürekli gelişen profesyonel dünyada, faaliyet raporu yazmak şirketler ve kuruluşlar için çok önemli. Belirli bir dönemde elde edilen başarıların, ulaşılan hedeflerin ve karşılaşılan zorlukların izini süren bu belgeler, yalnızca ilerlemeleri göstermez. Bunun yanı sıra şirket veya kurumların geleceğe yönelik yeni hedeflerini, hassasiyetlerini de içerir. Dolayısıyla faaliyet raporları; satış rakamları, kâr, tamamlanan/devam eden projeler, sürdürülebilirlik çalışmaları, elde edilen sonuçlar gibi şirketin yıl içindeki faaliyetlerine ilişkin bilgileri içerebilir. Ayrıca karşılaşılan zorluklar ve bunlarla başa çıkmak için uygulanan stratejiler hakkında da yine faaliyet raporları bilgi verebilir. Bu nedenle faaliyet raporları demek, aynı zamanda belli bir dönem içindeki çalışma ve faaliyetlerin “şeffaf” bir özeti anlamına da gelir.

Faaliyet raporları, şirketin ve paydaşların ihtiyaçlarına göre kapsamlı yıllık raporlardan kısa veya üç aylık raporlara kadar farklı şekillerde olabilir. Dolayısıyla bu rapor; yatırımcılar, ortaklar, müşteriler, çalışanlar veya hissedarlar gibi paydaşlara bilgi vermek ve onlarla iletişime geçmek için kullanılabilir. Bu sayede paydaşlar, belgelenen faaliyetlerin odak noktasını ve hedeflerini daha kolay anlayabilirler. Örneğin, bir şirketin faaliyet raporunda sürdürülebilirlik alanındaki büyük oranlı yatırımlar ve çalışmalar gösteriliyor olabilir. Bu da o şirketin gelecekte de sürdürülebilirliğe önem vereceğinin bir ifadesi olabilir. Olayların, görevlerin veya projelerin kronolojik veya tematik bir dökümünü sunan faaliyet raporları; şeffaflık, hesap verebilirlik ve güvenilirlik sağlama amaçları da taşır. Hukuksal zeminden bakıldığında ise Türkiye’de faaliyet raporunun kapsamı ve diğer detaylarını içeren kanunlar bulunmakta. Örneğin, Türk Ticaret Kanunu’nun 514’üncü maddesi bunlardan biridir. Bu maddeye göre; şirketler/kurumlar geçmiş hesap dönemine ait, Türkiye Muhasebe Standartlarında öngörülmüş bulunan finansal tablolarını, eklerini ve yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunu, bilanço gününü izleyen hesap döneminin ilk üç ayı içinde hazırlar ve genel kurula sunar.

Faaliyet Raporu Önemi Nedir?

Faaliyet raporları; hükümetler, işletmeler veya kâr amacı gütmeyen organizasyonlar vs. için önemli bir rol oynar. Özellikle yıllık faaliyet raporu bir önceki yılın başarılarının ayrıntılı bir görünümünü sunar ve stratejik iletişim için de bir araçtır. Bu raporlar yalnızca başarıları değil, karşılaşılan zorlukları da gösterir. Dolayısıyla bir kuruluşun, kendi paydaşlarına karşı şeffaf ve dürüst olmasını sağlar. Karşılaşılan zorluklar ve üstesinden gelinen engeller paylaşılır ve böylece geçen yıl hakkında gerçekçi, dengeli bir bakış açısı sunulur. Ayrıca, faaliyet raporları gelecek yıl için yeni fırsatları da vurgular. Gelecek planlarına rehberlik etmeye, iyileştirme alanlarını belirlemeye ve yeni hedefler koymaya yardımcı olabilir. Bir kuruluşun geleceğe yönelik vizyonunu tanımlamaya yardımcı olması, kuruluşun gelişmeye yönelik planlarını göstermesi bakımından da son derece önemlidir. Bu raporlar; bilgilendirici olmasının ötesinde, paydaşlarla diyaloğa girmek için de değerli fırsatlar yaratabilir. Kaydedilen ilerleme, ulaşılacak hedefler ve organizasyonun beklentileri hakkında gerçekçi bir portre çizmeye yardımcı olur. Sonuç olarak faaliyet raporları; ilişkileri güçlendirmeye, katılımı teşvik etmeye ve organizasyona güven aşılamaya hizmet eder. Bu belgelerin önemi ve niteliğini aşağıdaki maddelerde de şu şekilde özetlemek mümkün:

• Bu belgeler, şirketin veya kuruluşun performansına ilişkin raporlardır. Faaliyet raporu; belirli bir dönemde elde edilen mali sonuçların, başarıların ve hedeflerin yanı sıra karşılaşılan zorlukların gösterilmesine de olanak tanır. Bu ise paydaşların işletmenin veya organizasyonun gelişimini anlamalarına ve bilinçli kararlar almalarına olanak tanır.
• Faaliyet raporu, uygulanan stratejilerin doğruluğunun değerlendirilmesine ve etkisinin ölçülmesine de olanak sağlayabilir. Dolayısıyla sürdürülecek veya değiştirilecek eylemleri görmek için kullanılabilir.
• Faaliyet raporu; hissedarlar, çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, ortaklar ve düzenleyiciler gibi paydaşlar için önemli bir iletişim aracıdır. Şirketin veya kuruluşun durumunu, geçmiş performansını ve beklentilerini gösterir.
• Son olarak bazı durumlarda faaliyet raporunun hazırlanması yasa veya yönetmelik gereği zorunludur. Türk Ticaret Kanunu’nun 514’üncü maddesine göre; anonim şirketlerin yönetim kurullarının yıllık faaliyet raporları hazırlaması gerekir. Dolayısıyla bu raporlar, yasa ve yükümlülüklere uymanın da bir parçasıdır.

Faaliyet Raporu Nasıl Hazırlanır?

Baştan belirtmek gerekiyor ki; faaliyet raporlarını tüm sermaye şirketlerinde düzenlenmek zorunludur. Bu çerçevede, anonim şirketler, limited şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin, yasalar gereği bu raporu düzenlemesi zorunlu kılınır. Bunun yanı sıra bakanlık veya belediye gibi kamu kuruluşları da saydamlık, şeffaflık, hesap verilebilirliğin sağlanması için faaliyet raporları düzenleyebiliyor. Peki bu raporlar nasıl hazırlanmalı? Türkiye’de bu konuda “Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik” başlıklı bir kurallar bütünü var. Bu yönetmelikteki talimatlara uyarak yıllık faaliyet raporları hazırlamak mümkün. Buna göre yıllık faaliyet raporları şu bölümleri içermeli:

• Genel bilgiler
• Yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar
• Şirketin araştırma ve geliştirme çalışmaları
• Şirket faaliyetleri ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler
• Finansal durum
• Riskler ve yönetim organının değerlendirmesi
• Diğer hususlar

Bunun yanı sıra yönetmeliğe göre yıllık faaliyet raporlarında yer alması zorunlu olan çeşitli hususlar da var. Bunları da aşağıdaki maddelerde bulabilirsiniz:

• Raporun ilgili olduğu hesap dönemi
• Şirketin ticaret unvanı, ticaret sicili numarası, merkez ve varsa şubelerine ilişkin iletişim bilgileri ile varsa internet sitesinin adresi
• Şirketin organizasyon, sermaye ve ortaklık yapıları ile bunlara ilişkin hesap dönemi içerisindeki değişiklikler
• Varsa imtiyazlı paylara ve payların oy haklarına ilişkin açıklamalar
• Yönetim organı, üst düzey yöneticileri ve personel sayısı ile ilgili bilgiler
• Varsa; şirket genel kurulunca verilen izin çerçevesinde yönetim organı üyelerinin şirketle kendisi veya başkası adına yaptığı işlemler ile rekabet yasağı kapsamındaki faaliyetleri hakkında bilgiler

Yıllık Faaliyet Raporu Nasıl Hazırlanır?

Kurumlarda, şirketlerde yıllık faaliyet raporu nasıl hazırlanır bakıldığında, yine yukarıdaki yönetmelikten söz etmek mümkün. Şirketlerin Yıllık Faaliyet Raporunun Asgari İçeriğinin Belirlenmesi Hakkında Yönetmelik, yönetim organı tarafından düzenlenecek yıllık faaliyet raporunun asgari içeriğini sunuyor. Söz konusu yönetmelik dışında, rapor hazırlığı aşamasında dikkat edebileceğiniz bazı hususlar ise şunlar:

• Faaliyet raporunun hedeflerini tanımlayın: Yazmaya başlamadan önce faaliyet raporunun ulaşması gereken hedeflerin belirlenmesi önemlidir. Bu hedefler, belirli bir dönemde elde edilen sonuçları paylaşmak veya belirli sorunları göstermek olabilir.
• Verileri düzenleyin: İlgili verileri toplamak, etkili bir rapor yazmanın önemli bir adımıdır. Bu veriler toplandıktan sonra, belgedeki sunumlarını kolaylaştırmak amacıyla tutarlı kategorize edilebilir. Örneğin, kâr ya da iş güvenliği ile ilgili tüm veriler toplanıp faaliyet raporunda bir başlık altında sunulabilir.
• Raporun ayrıntılı bir taslağını yazın: Yayımlanacak nihai belgeyi (asıl içeriği) yazmadan önce ayrıntılı bir taslak oluşturmak önemlidir. Bu taslakta giriş bölümü, kullanılan metodoloji, sonuçların analizi gibi temel unsurlar olabilir.
• Taslağa göre metni yazın: Plan oluşturulduktan sonra içeriğin kendisini yazmaya başlayabiliriz.
• Revize ve düzenlemeleri tamamlayın: Belgenin yayınlanmasından önce, olası sorunları (yazım hatası vs.) tespit etmek için bir düzenleme yapmak şart. Ayrıca şirketi etkileyebilecek hatalardan kaçınmak için içeriğin belirlenen talimatlara, yasalara uygun olup olmadığını kontrol edin.

Ek olarak; yönetim kurulu başkanı dahil tüm üyelerin raporu imzalaması, farklı görüşlerin itirazlarının raporda yer alması da gereklidir.

Aylık Faaliyet Raporu Nasıl Hazırlanır?

Aylık faaliyet raporu da esasında yıllık raporlara benzer şekilde hazırlanabilir. Tek farkı 1 yıllık yerine 1, 3, 6 veya 9 aylık faaliyetleri içermesi. Bunun yanı sıra aylık raporlarda da elbette ilgili kanun ve yönetmeliklere uymak gerekir. Örneğin 3 aylık çevre faaliyet raporu düzenleyecek bir işletme; çevreye dair gerekli tedbirleri, bunlara ne kadar uyulduğunu, çevrenin korunması ile ilgili faaliyetlerini bu aylık raporlarda gösterebilir.

Faaliyet Raporu Nasıl Okunur?

Faaliyet raporları, genel kurul toplantısından en az 15 gün önce şirket merkez ve şubelerinde pay sahiplerinin incelemesine sunulur. Bunun yanı sıra genel kurulda da okunmalıdır. Bu, müzakere ortamına da imkân tanır. Bunun dışında kamu kurumlarının, şirketlerin, kuruluşların faaliyet raporlarını okumak için birkaç basit adımdan söz edebiliriz:

• Arama motoruna ilgili kurumun, firmanın vs. adını ve “faaliyet raporu” ifadesini yazın. (Örneğin, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı faaliyet raporu)
• Daha sonra karşınıza çıkan sayfada, ilgili kurum ya da kuruluşun resmî sayfasına girin.
• Bu sayfada “2023 Yıl Faaliyet Raporu, 2022 Yıl Faaliyet Raporu, 2021 Yıl Faaliyet Raporu” gibi tıklanabilir başlıklar göreceksiniz.
• Bunlara tıkladığınızda ise rapor, ya yeni bir sayfada açılır ya da bilgisayarınıza indirilmiş olur.
• Böylelikle ilgili kurum, kuruluş veya şirketin yıllık, aylık vs. faaliyet raporlarına erişebilirsiniz.

Faaliyet raporları örnekleri üzerinden de bu konuyu biraz daha açalım. Bu raporlar genellikle 100’ün üzerinde sayfadan oluşur. İlk sayfada ilgili kuruluş ya da şirketin adını ve faaliyet raporunun hangi dönemi kapsadığını gösteren ifadeleri bulabilirsiniz. Örneğin, “T.C. ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI 2023 YILI FAALİYET RAPORU” gibi.

Devam eden sayfalarda ise genellikle kurumsal bilgiler, yönetim kurulu başkanının mesajı, CEO’nun mesajı, sermaye, kâr vs. ile ilgili ayrıntılar yer alır. Özellikle daha ayrıntılı bilgi almak isteyen yatırımcılar; burada yer alan yönetim kurulunu, CEO’yu ayrıca araştırabilir. Daha sonraki sayfalarda ise çalışan sayısı, saatlik ücret gibi bilgilere ulaşabilirsiniz.

Faaliyet raporlarında, üst düzey yöneticilere sunulan mali haklara (huzur hakkı, ücret, prim, ikramiye vs.) yönelik bilgiler de sunulabilir. Bu kısmı incelemek de oldukça önemli, çünkü şirketin üst düzey yöneticiler veya yönetim kuruluna mı odaklandığını yoksa gerçekten kendisini geliştirmek mi istediğini buradan belli oranda anlamak mümkün.

Sonraki sayfalarda ise en önemli kısımlardan biri araştırma ve geliştirme (AR-GE) çalışmalarıdır. Burada; firma veya kuruluşun ürün geliştirmelerini, AR-GE yatırımlarını, tamamlanan/devam eden projelerini görebilirsiniz. AR-GE çalışmalarını iyi analiz etmek için, 6 ve 9 aylık faaliyet raporlarını inceleyip aradaki 3 aylık dönemdeki farklara da bakabilirsiniz. Böylelikle bu 3 aylık periyotta AR-GE tarafında neler yapıldığını daha kolay anlayabilirsiniz.

Devam eden sayfalarda yine yatırım faaliyetleri bölümü oldukça önemli. Burayı da mutlaka okumak gerekli. Çünkü yatırım faaliyetleri, şirketin gidişatını belirleyen en önemli faktörlerden biri. Dolayısıyla faaliyet raporlarındaki yatırım faaliyetleri bölümünün detaylı incelenmesi önem kazanmakta. Bu şekilde diğer önemli noktaları da yakından inceleyebilirsiniz.

Faaliyet Raporu Neden Hazırlanır?

Bir faaliyet raporunun amacı bir kitleyi ikna etmek veya belirli bir görüşü savunmak değildir. Bunun yerine kısaca; çalışanları, yöneticileri, paydaşları geçmiş, şimdiki ve gelecekteki görevler hakkında bilgilendirmeyi amaçlar. Şirketin veya kuruluşun performansını göstermesi, başarı ve hedeflerin yanı sıra zorlukları göstermesi bakımından da bu raporlar değer taşır. Ek olarak anonim şirketler, limited şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere zorunlu kılındığı için de hazırlanır.

Faaliyet Raporunda Neler Yer Alır?

Ayrıntılı olarak ve başlıklar özelinde konuşmak gerekirse, bir faaliyet raporunda genellikle şunlar yer alır: 

• Yönetim kurulu ve yönetim kurulu komiteleri
• Üst yönetim mesajları
• Sermaye
• X yılı kâr payı dağıtımı
• Finansal bilgiler (Gelir, brüt kâr, vergi öncesi kâr, toplam varlıklar vs.)
• Sürdürülebilirlik çalışmaları
• Sektördeki gelişmeler (Örneğin, otomotiv sektöründeki bir firma ise Türkiye otomotiv pazarının istatistikleri)
• İnsan kaynağı (Çalışan sayısı, yaş ortalaması vs.)
• Dijitalleşme ve inovasyon
• AR-GE çalışmaları
• Yatırım faaliyetleri
• İş güvenliği uygulamaları

Bunların dışında faaliyet raporlarında çok daha fazla sayıda konu/başlık da yer alabilir. Örneğin bir holdingden söz ediyorsak, ilgili ortaklığın faaliyet gösterdiği tüm sektörleri de ayrıntılı olarak raporlarda bulabiliriz.

Faaliyet Raporunda Neye Bakılır?

Faaliyet raporlarında incelenecek bölümler, okuyucuya bağlı olarak değişebilir. Örneğin, hissedarlar yatırım ilişkileri ve faaliyetlerine odaklanabilir. AR-GE çalışmaları da yine bakılması gereken bir başka nokta. Proje tamamlama oranları ve genel üretkenlik seviyeleri gibi temel metriklere dikkat etmek de önemlidir.

Faaliyet Raporuna Ne Yazılır?

Yıllık faaliyet raporu oldukça uzun olabilir ve birkaç temel unsuru içermelidir. Raporlar genel olarak şu şekilde düzenlenir: 

• Giriş mesajları: Yöneticiler veya kurucular ekiplerine özet bir söz söyler ve geçen yıla hızlıca değinirler.
• Değerler: Şirketin temel değerleri hatırlatılarak, argümanların bu temel noktalara göre yönlendirilmesi amaçlanmaktadır.
• Strateji: Raporda yıl boyu izlenen strateji, bunun sonucunda ortaya çıkan sonuçlar ve gelecek yıl için stratejinin ne olacağı açıklanmalıdır.
• Yönetim: Alınan ve alınacak temel kararlardan bahsedilmeli. Bu, stratejik noktadan ziyade daha operasyonel bir alandır.

Bunlar genel hatlar olup yukarıdaki başlıklarda yer alan maddeler, konular, olaylar rapora yazılmalıdır.

Faaliyet Raporu Zorunlu mu?

Evet, faaliyet raporlarının hazırlanması ve yayımlanması zorunludur. Bu konuda 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 516. maddesinden söz edebiliriz. Maddeye göre; yıllık faaliyet raporunun hazırlanması yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri arasındadır. Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin tamamı bu raporu hazırlamakla mükelleftir.

Faaliyet Raporu Nerede Yayınlanır?

Kamu kurumları, şirketler, kuruluşlar faaliyet raporlarını kendi resmi web sitelerinde yayımlarlar. Bunun yanı sıra “Bankalarca Yıllık Faaliyet Raporunun Hazırlanmasına ve Yayımlanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” başlıklı bir talimatlar bütünü de var. Buna göre; matbu olarak yayımlanan yıllık faaliyet raporunun bir örneği yayımlandığı tarihten itibaren yedi gün içinde elektronik ortamda da Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumuna (BDDK) gönderilir.

İndeks İletişim Faaliyet Raporu 

İndeks, kurumların faaliyet raporu hazırlama ihtiyaçlarına etkin ve yaratıcı çözümler sunuyor. Profesyonel gazeteci ve iletişimcilerden oluşan ekibi sayesinde İndeks ile yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak çok kolay!